Bijeenkomsten

Aandeelhoudersvergadering, een juridische én logistieke uitdaging

De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) is geen gewone vergadering. Het is een wettelijk verplichte bijeenkomst met juridische vereisten die nauwkeurig moeten worden opgevolgd.

De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) is geen gewone vergadering. Het is een wettelijk verplichte bijeenkomst met juridische vereisten die nauwkeurig moeten worden opgevolgd.

Wettelijke vereisten voor de AVA

Voor een besloten vennootschap (BV) gelden andere regels dan voor een naamloze vennootschap (NV). Belangrijke aspecten:

Oproeptermijn: aandeelhouders moeten minimaal acht dagen (BV) of vijftien dagen (NV) van tevoren worden opgeroepen. De termijn staat in de statuten.

Locatie: de AVA vindt doorgaans plaats op de statutaire vestigingsplaats. Afwijking is mogelijk als alle aandeelhouders instemmen.

Quorum en besluitvorming: hoeveel aandeelhouders aanwezig of vertegenwoordigd moeten zijn voor geldige besluitvorming, staat in de statuten.

Notulering: besluiten moeten worden vastgelegd. Bij sommige besluiten (statutenwijziging, ontbinding) is een notariële akte vereist.

Logistieke organisatie

Voor een kleine BV met vijf aandeelhouders: een vergaderkamer van een uur volstaat. Voor een genoteerde NV met honderden aandeelhouders: een congreslocatie met registratiesysteem, stemapparatuur, webcast voor aandeelhouders op afstand en voldoende technische ondersteuning.

Stemapparatuur huren

Voor grotere AVA's waarbij elektronisch stemmen gewenst is: verhuur van stemsystemen kost 500 tot 3.000 euro per dag afhankelijk van het aantal gebruikers.