Planning

Agenda opstellen voor een vergadering, de regels

Een agenda bepaalt het succes van de vergadering voordat de vergadering begint. Een slechte agenda leidt tot een slechte vergadering, ook als de deelnemers goed zijn.

Een agenda bepaalt het succes van de vergadering voordat de vergadering begint. Een slechte agenda leidt tot een slechte vergadering, ook als de deelnemers goed zijn.

Regel 1: Maximaal vijf agendapunten per uur

Een vergadering van twee uur met tien agendapunten geeft elk punt twaalf minuten. Dat is niet genoeg voor besluitvorming over serieuze onderwerpen. Kies minder punten die grondig worden behandeld boven meer punten die worden afgeraffeld.

Regel 2: Formuleer als besluit, niet als onderwerp

Niet: "Marketingbudget Q4". Wel: "Beslissen of het marketingbudget Q4 wordt verhoogd met 15 procent op basis van Q3-resultaten". De tweede formulering geeft focus en maakt het helder wanneer het punt klaar is.

Regel 3: Voeg tijdsindicaties toe

Elk punt krijgt een tijdsindicatie. Dat stuurt de discussie en geeft de voorzitter een instrument om bij te sturen als het te lang duurt.

Regel 4: Stuur de agenda vooraf

Minimaal 48 uur voor de vergadering. Zo hebben deelnemers tijd om zich voor te bereiden. Een vergadering waarbij de agenda ter plekke wordt gedeeld, heeft geen voorbereiding, en levert dienovereenkomstig resultaat.

Regel 5: Begin de vergadering met de agenda doornemen

Zijn er toevoegingen of wijzigingen? Heeft iedereen de voorbereiding gedaan? Dit duurt drie minuten en bespaart een uur verwarring achteraf.