Keuzehulp

Binnen of buiten vergaderen, voor- en nadelen op een rij

Buiten vergaderen is populairder dan ooit. Strandpaviljoens, boomhutten, bootcruises, weides en terrasbijeenkomsten, het aanbod aan locaties die vergaderen-in-de-buitenlucht mogelijk maken is de afgelopen jaren enorm gegroeid. Maar wanneer werkt het en wanneer niet?

Buiten vergaderen is populairder dan ooit. Strandpaviljoens, boomhutten, bootcruises, weides en terrasbijeenkomsten, het aanbod aan locaties die vergaderen-in-de-buitenlucht mogelijk maken is de afgelopen jaren enorm gegroeid. Maar wanneer werkt het en wanneer niet?

De voordelen van buiten vergaderen

Betere concentratie na buiten zijn. Zoals in het vorige artikel besproken: de natuur herstelt de aandacht. Een vergadering die deels buiten plaatsvindt, profiteert van die herstelperiode.

Informelere sfeer. Buiten vallen hiërarchieën weg. Niemand zit aan het hoofd van de tafel. Dat verandert de communicatiedynamiek ten gunste van openheid.

Beweging. Vergaderen terwijl je loopt, walking meetings, is bewezen effectiever voor creatieve en persoonlijke gesprekken dan dezelfde gesprekken aan een tafel. Bij tweeledige gesprekken of kleine groepen werkt dit goed.

Memorabel. Een vergadering buiten wordt onthouden. Dat is zowel een voordeel (de conclusies blijven hanger) als een risico (de locatie mag de inhoud niet overschaduwen).

De nadelen van buiten vergaderen

Weer. Nederland heeft geen mediterraan klimaat. Een buitenvergadering in april of september vraagt altijd een binnenoption als back-up.

Techniek. Beamers, schermen en wifi werken niet automatisch buiten. Voor presentaties en visuele ondersteuning is een buitenomgeving ongeschikt tenzij specifiek uitgerust.

Afleiding. De rust van de natuur werkt, maar een druk park of stadsplein ook, andersom. Kies een rustiger buitenomgeving, niet een openbare plek met doorlopend verkeer of passanten.

Geluidsoverlast. Buiten praten gaat goed; buiten luisteren naar een spreker zonder geluidsversterking is lastig voor grote groepen.

Wanneer is buiten vergaderen de beste keuze?

Voor pauzes en wandelgesprekken: altijd goed. Voor informele brainstorms of tweeledige gesprekken: uitstekend. Voor grote presentaties of formele besluitvormingssessies: zelden praktisch. De slimste aanpak combineert: binnen voor de sessies die techniek en structuur vragen, buiten voor de pauzes, de informele momenten en de energizers.