Faciliteiten

Catering op een congres, wat werkt en wat niet

Catering op een congres is logistiek en inhoud tegelijk. De logistiek bepaalt of honderd mensen op tijd aan tafel zitten. De inhoud bepaalt of ze er daarna beter van presteren. Beide vereisen aandacht.

Catering op een congres is logistiek en inhoud tegelijk. De logistiek bepaalt of honderd mensen op tijd aan tafel zitten. De inhoud bepaalt of ze er daarna beter van presteren. Beide vereisen aandacht.

De meest gemaakte cateringfouten op congressen

Te weinig capaciteit bij drankstations. Honderd mensen die tegelijk koffie willen bij twee thermoskannen. Het duurt tien minuten voor iedereen iets heeft, tien minuten wachttijd die ten koste gaat van netwerkgesprekken en energie. Vuistregel: één koffiestation per vijfentwintig personen.

Lunch op een vaste plek voor een grote groep. Als honderd mensen tegelijk door één deur naar één buffet lopen, duurt het dertig minuten voor iedereen eten heeft. Verspreid het buffet over meerdere punten in de ruimte, of plan de lunch in twee of drie groepen.

Te weinig niet-alcoholische dranken bij de borrel. Water, sap en frisdrank worden onderschat in volume. Reken op dertig procent niet-alcoholische consumptie, en zorg dat die opties even zichtbaar zijn als wijn en bier.

Onvoldoende rekening houden met dieetwensen. Zie artikel 154 voor de basisregels. Op congresniveau geldt: minimaal vijftien procent van de deelnemers heeft een dieetwens. Vraag het bij aanmelding.

Wat zijn de beste cateringformaten voor congressen?

Walking lunch: deelnemers lopen rond terwijl ze eten. Werkt goed voor netwerken, mensen bewegen, ontmoeten anderen en eten tegelijkertijd. Nadeel: onhandig met warm eten, minder geschikt voor mensen die moeten zitten.

Zittende lunch: deelnemers zitten aan tafels. Meer formeel, beter voor gesprekken in kleinere groepjes, maar vereist meer ruimte en meer personeel.

Buffet met zitplaatsen: combinatie. Deelnemers halen zelf hun eten maar zitten daarna. Flexibel en populair bij middelgrote congressen.

Hoe plan je de cateringtijden?

Koffie staat klaar twintig minuten voor de officiële openingstijd. Lunch begint op de geplande tijd, niet vijf minuten later. Borrel start direct na de officiële afsluiting, niet als achternagedachte twintig minuten later.

Cateraars die de timing niet bewaken, verstoren het programma. Maak de tijden expliciet onderdeel van het draaiboek en controleer ze.