Planning

Checklist congres organiseren, de complete lijst

Een congres organiseren heeft meer variabelen dan een heidag. De checklist is correspondierend uitgebreider.

Een congres organiseren heeft meer variabelen dan een heidag. De checklist is correspondierend uitgebreider.

Zes tot twaalf maanden van tevoren

[ ] Doel, doelgroep en schaal bepaald. [ ] Datum vastgesteld (rekening houdend met sector-agenda's, vakantieperiodes). [ ] Budget goedgekeurd. [ ] Locatieonderzoek gestart. [ ] Locatie geboekt (vroeg boeken is cruciaal voor congreslocaties). [ ] Sprekersselectie begonnen. [ ] Website of aanmeldingspagina ontworpen.

Drie tot zes maanden van tevoren

[ ] Sprekers bevestigd (contracten ondertekend). [ ] Registratieproces live. [ ] Communicatieplan (uitnodigingen, e-mails, social media). [ ] AV-leverancier gekozen en gecontracteerd. [ ] Cateraar gekozen (of bevestigd bij locatie). [ ] Programma in concept klaar.

Één tot drie maanden van tevoren

[ ] Definitief programma gepubliceerd. [ ] Deelnemerslijst bijgehouden. [ ] Drukwerk besteld (badges, programmaboekje). [ ] Hostessen, registratiepersoneel geregeld. [ ] Transport en overnachting voor sprekers geregeld. [ ] Technische briefing met AV-leverancier en locatie. [ ] Draaiboek gemaakt.

Twee weken van tevoren

[ ] Draaiboek verstuurd aan alle betrokkenen. [ ] Deelnemers praktische informatie gestuurd. [ ] Naamkaartjes/badges afgedrukt. [ ] Materialen op locatie bevestigd.

Week van het congres

[ ] Opbouwdag locatiebezoek. [ ] Technische rehearsal met sprekers. [ ] Catering definitief bevestigd op basis van werkelijk aantal deelnemers. [ ] Noodplan doorgesproken met team.

Dag van het congres

[ ] Twee uur voor opening aanwezig. [ ] Registratiebalie operationeel. [ ] AV getest. [ ] Catering gecontroleerd. [ ] Sprekers verwelkomd en gebrieft.

Na het congres

[ ] Bedankmail aan deelnemers en sprekers (24 uur). [ ] Evaluatie verstuurd. [ ] Facturen gecontroleerd. [ ] Evaluatievergadering met organisatieteam.