Planning

Checklist heidag organiseren, niets vergeten

Een checklist is geen teken van onervaren organisatoren. Het is het instrument dat ervaren organisatoren gebruiken om niets te vergeten, ook niet na tien heidagen.

Crop anonymous African American female contemplating at table with stationery and netbook in office

Een checklist is geen teken van onervaren organisatoren. Het is het instrument dat ervaren organisatoren gebruiken om niets te vergeten, ook niet na tien heidagen.

Acht weken voor de heidag

[ ] Doel van de dag bepaald en gecommuniceerd aan de organiserende partij. [ ] Datum gepland en goedgekeurd door de relevante managers. [ ] Budget bepaald en akkoord. [ ] Locatieonderzoek gestart (Locatie Zoeker of direct benaderen). [ ] Locatiebezoek ingepland.

Zes weken voor de heidag

[ ] Locatie geboekt (schriftelijk bevestigd). [ ] Dagvoorzitter of externe begeleider benaderd (indien relevant). [ ] Activiteit bevestigd (begeleider en materialen). [ ] Uitnodiging verstuurd aan deelnemers. [ ] Dieetwensen, allergieën en bijzonderheden uitgevraagd bij deelnemers.

Vier weken voor de heidag

[ ] Programma afgerond en goedgekeurd. [ ] Draaiboek begonnen. [ ] Vervoerslogistiek geregeld (carpooling, OV-informatie). [ ] Cateringwensen bevestigd bij locatie (inclusief dieetwensen). [ ] Materialen georderd of gereserveerd (flipover, post-its, stiften).

Twee weken voor de heidag

[ ] Draaiboek klaar en verstuurd aan betrokken partijen. [ ] Deelnemers herinnerd met praktische informatie (tijdstip, locatie, wat meenemen?). [ ] AV-apparatuur getest of bevestigd bij locatie. [ ] Activiteitsbegeleider geconfirmeerd. [ ] Back-upplan voor slecht weer (indien buitenactiviteit).

Dag voor de heidag

[ ] Contactpersonen gecontroleerd (locatie, cateraar, begeleider). [ ] Draaiboek geprint of digitaal klaar. [ ] Materialen ingepakt. [ ] Alle deelnemers bevestigd (eventueel last-minute aanpassingen doorgegeven aan locatie en cateraar).

Dag van de heidag

[ ] Vroeg aanwezig (minimaal 30 minuten voor de eerste deelnemer). [ ] Zaal controleren: opstelling correct? AV werkt? Flipover en materialen aanwezig? [ ] Catering controleren: koffie klaar? Lunch ingepland? [ ] Contactpersoon locatie gesproken.

Na de heidag

[ ] Actielijst verstuurd binnen 24 uur. [ ] Evaluatie uitgevoerd (mondelinge feedback of korte enquête). [ ] Facturen gecontroleerd en goedgekeurd. [ ] Notities van de dag bewaard voor volgende editie.