Planning

Communicatieplan voor een evenement, wie weet wanneer wat?

Een evenement dat niemand weet is een evenement dat niemand bijwoont. Communicatie is niet de laatste stap in de planning, het is een parallel proces dat begint zodra de datum en het doel vaststaan.

Een evenement dat niemand weet is een evenement dat niemand bijwoont. Communicatie is niet de laatste stap in de planning, het is een parallel proces dat begint zodra de datum en het doel vaststaan.

De fases van eventcommunicatie

Aankondiging (6-12 weken voor het evenement):

Datum, locatie, globale inhoud. Save the date-bericht. Doel: agenda vrijhouden.

Uitnodiging (4-8 weken voor):

Gedetailleerd programma, sprekers, aanmeldmogelijkheid. Doel: aanmeldingen genereren.

Herinnering 1 (2-3 weken voor):

Programma definitief, praktische informatie (reisadvies, parkeren). Doel: betrokkenheid vasthouden.

Herinnering 2 (3-5 dagen voor):

Laatste details, eventuele wijzigingen, praktische checklist voor deelnemers. Doel: opkomst maximaliseren.

Dag-van-update:

Digitale herinnering met tijdstip, locatie en eventuele actuele informatie.

Opvolging (1-2 dagen na):

Bedankbericht, samenvatting, evaluatie, next steps. Doel: nazorg en relatie onderhouden.

Kanalen

E-mail is het primaire kanaal voor zakelijke evenementen. LinkedIn werkt goed voor externe congressen en vakbijeenkomsten. WhatsApp of Teams-berichten zijn effectief voor interne teamdagen. Kalenderuitnodiging als bevestiging naast de e-mail.