Gidsen

Congreslocatie of vergaderlocatie, wat is het verschil?

De termen worden door elkaar gebruikt, de facturen ook. Toch zijn het twee verschillende dingen, met verschillende eisen, andere prijzen en een andere logistiek.

De termen worden door elkaar gebruikt, de facturen ook. Toch zijn het twee verschillende dingen, met verschillende eisen, andere prijzen en een andere logistiek.

Wat is een vergaderlocatie?

Een vergaderlocatie is ingericht voor kleine tot middelgrote groepen die samen iets willen bespreken, besluiten of bepalen. Typisch 5 tot 50 mensen. De ruimte is ingesteld op tweerichtingscommunicatie: mensen zitten samen aan tafel of in een kring en praten met elkaar.

Eisen aan een vergaderlocatie: daglicht, goede akoestiek, schrijfmateriaal, een beamer of scherm, snelle wifi, koffie. Meer heb je niet nodig.

Wat is een congreslocatie?

Een congreslocatie is ingericht voor grotere groepen die naar iemand luisteren. Typisch 100 mensen of meer. Er is een podium of een front-of-room, professionele geluidsinstallatie, een grote beeldschermopstelling en catering op schaal. Breakout-ruimtes voor kleinere groepen zijn standaard onderdeel van een congreslocatie.

Eisen aan een congreslocatie: grote hoofdzaal, geavanceerde AV-techniek, meerdere ruimtes, capaciteit voor registratie en ontvangst, catering voor honderden mensen tegelijkertijd, ruime parkeergelegenheid of goede OV-bereikbaarheid.

Wanneer kies je welke?

Reken het zo: heb je minder dan vijftig deelnemers en wil je met ze praten? Dan heb je een vergaderlocatie nodig. Heb je meer dan honderd deelnemers en wil je ze iets vertellen? Dan heb je een congreslocatie nodig. Daartussenin, vijftig tot honderd personen, zijn beide mogelijk, afhankelijk van het format.

Wat kost een vergaderlocatie versus een congreslocatie?

Een vergaderlocatie kost gemiddeld 20 tot 50 euro per persoon voor een dagarrangement inclusief koffie en lunch. Een congreslocatie begint bij 30 euro per persoon maar kan oplopen tot 100 euro per persoon of meer, afhankelijk van de locatie, de technische eisen en de catering.

Het grote prijsverschil zit in de techniek. Een professionele geluidsinstallatie, meerdere beeldschermen, simultaanvertaling of een livestreamopstelling: dat kost geld. Bij een vergaderlocatie huur je een ruimte met een beamer. Bij een congreslocatie huur je een volledig uitgerust podium.

Kan een hotel beide zijn?

Ja. Veel hotels hebben zowel kleine vergaderzalen als grote congreszalen. Het voordeel: alles onder één dak, inclusief overnachting en catering. Het nadeel: een hotelcongreszaal heeft zelden de sfeer of de specialisatie van een dedicated congrescentrum.

Voor jaarlijkse interne congressen van 150 tot 300 personen is een congreshotel een goede keuze. Voor grote internationale congressen of evenementen met een sterke uitstraling is een gespecialiseerde congreslocatie bijna altijd beter.

De keuze hangt uiteindelijk af van drie dingen: aantal deelnemers, gewenst format en beschikbaar budget. Bepaal die drie, en de rest volgt.