Planning

Deelnemersmanagement voor congressen, aanmelden, herinneren en opvolgen

Een congres met honderd aanmelders is pas goed als honderd mensen ook daadwerkelijk komen. En daarna als ze iets meenemen en iets ermee doen.

Een congres met honderd aanmelders is pas goed als honderd mensen ook daadwerkelijk komen. En daarna als ze iets meenemen en iets ermee doen.

De aanmeldingsfase

Een goede aanmeldingspagina bevat: het doel van het congres, de sprekers, het programma, de locatie, de kosten (of "gratis"), de deadline en een eenvoudig aanmeldformulier. Niet meer dan vijf velden, meer en mensen haken af.

Stuur na aanmelding een automatische bevestiging met alle praktische informatie. Stuur twee weken voor het congres een herinnering met het definitieve programma. Stuur drie dagen voor het congres een laatste herinnering met logistics (parkeren, OV, tijdstip inschrijving).

De no-show probleem

Gemiddeld doet 20 tot 30 procent van de aanmelders voor een gratis evenement niet mee op de dag zelf. Voor betaalde evenementen is dit lager (5 tot 10 procent). Houd rekening met no-show bij het bepalen van de cateringhoeveelheden en de zaalopstelling.

De opvolgingsfase

Na het congres: bedankmail met de samenvatting van de dag (dezelfde dag of de dag erna). Sprekersdeck's of presentaties beschikbaar stellen. Evaluatie sturen. Een oproep voor de volgende editie doen als die gepland is.

Deelnemers die zich goed behandeld voelen na een congres, komen terug voor de volgende editie.