Planning

Draaiboek maken voor een heidag, stap voor stap

Een heidag zonder draaiboek is een heidag die vertrouwt op geluk. Locaties die niet weten wanneer de groep aankomt. Catering die op het verkeerde moment klaarstaat. Activiteiten die uitlopen omdat niemand de tijd bewaakt.

Een heidag zonder draaiboek is een heidag die vertrouwt op geluk. Locaties die niet weten wanneer de groep aankomt. Catering die op het verkeerde moment klaarstaat. Activiteiten die uitlopen omdat niemand de tijd bewaakt.

Een draaiboek is geen bureaucratie. Het is het verschil tussen een dag die vanzelf loopt en een dag waarbij de organisator de hele tijd brandje aan het blussen is.

Wat staat er in een heidag-draaiboek?

Een goed draaiboek bevat vijf categorieën informatie.

1. Deelnemersinformatie

Wie zijn er aanwezig? Naam, functie, bijzonderheden (dieetwensen, allergieën, beperkingen). Contactgegevens voor noodgevallen. Wie rijdt samen? Wie neemt het OV?

2. Logistieke tijdlijn

Niet alleen het programma voor de deelnemers, maar ook de logistiek erachter. Wanneer moeten de materialen op locatie zijn? Wanneer begint de catering met opbouwen? Wanneer is de AV getest? Wanneer arriveert de begeleider van de activiteit?

3. Contactlijst

Contactpersoon locatie (naam en mobiel). Cateraar. Begeleider activiteit. Dagvoorzitter als die extern is. Vervoerscoördinator.

4. Programma voor deelnemers

Tijdstip, activiteit, locatie (welke zaal?), wie is er verantwoordelijk voor elk onderdeel.

5. Back-up scenario's

Wat als het regent? (Back-upoptie voor buitenactiviteit.) Wat als een spreker ziek is? Wat als de AV uitvalt? Niet voor elk scenario een volledig plan, wel voor de drie meest waarschijnlijke.

Draaiboek-template heidag (één dag, 20 personen)

```

08:30, Materialen op locatie (verantwoordelijke: [naam])

09:00, Locatie open, koffie klaarstaan

09:15, Deelnemers arriveren

09:30, Start programma (voorzitter: [naam])

09:30 tot 11:00, Blok 1: [onderwerp]

11:00 tot 11:15, Koffiepauze buiten

11:15 tot 12:30, Blok 2: [onderwerp]

12:30 tot 13:30, Lunch (catering klaar om 12:15)

13:30 tot 15:00, Activiteit: [naam activiteit] (begeleider: [naam])

15:00 tot 15:15, Koffiepauze

15:15 tot 16:00, Afsluiting: besluiten en acties

16:00, Informele borrel (optioneel)

17:30, Vertrek deelnemers

18:00, Opruimen locatie (uiterlijk 19:00 klaar)

```

Wanneer maak je het draaiboek?

Minimaal twee weken voor de dag. Liever een maand van tevoren zodat je de tijd hebt om het bij te stellen als er iets wijzigt, en er wijzigt altijd iets.

Stuur het draaiboek één week voor de dag naar alle betrokken partijen: locatie, cateraar, begeleider, dagvoorzitter. Stuur het programma (zonder logistieke details) twee dagen van tevoren naar de deelnemers.