Planning

Event budget maken, van kosten naar sluitende begroting

Een eventbegroting die klopt aan het begin klopt zelden aan het einde. De kunst is niet het voorkomen van afwijkingen, die zijn er altijd, maar het zo vroeg mogelijk identificeren van de onzekerheden.

Een eventbegroting die klopt aan het begin klopt zelden aan het einde. De kunst is niet het voorkomen van afwijkingen, die zijn er altijd, maar het zo vroeg mogelijk identificeren van de onzekerheden.

De componenten van een eventbegroting

Vaste kosten (ongeacht het aantal deelnemers):

Locatiehuur, AV-techniek, dagvoorzitter, spreker(s), decoratie, drukwerk, organisatiekosten.

Variabele kosten (afhankelijk van het aantal deelnemers):

Catering, badges, goodiebags, vervoer.

Reserve: altijd minimaal 10 procent van het totaalbudget als buffer voor onvoorziene kosten.

Sjabloon eventbegroting

```

LOCATIE

Zaalverhuur: € ___

Technische faciliteiten: € ___

SPREKERS & PROGRAMMA

Spreker 1 fee + reiskosten: € ___

Spreker 2 fee + reiskosten: € ___

Dagvoorzitter: € ___

AV & TECHNIEK

AV-leverancier: € ___

Streaming/hybride: € ___

CATERING

Ontvangst: € ___ × ___ personen

Koffiepauzes: € ___ × ___ personen

Lunch: € ___ × ___ personen

Borrel: € ___ × ___ personen

COMMUNICATIE & DRUKWERK

Uitnodigingen: € ___

Programmaboekje: € ___

Badges: € ___

ORGANISATIEKOSTEN

Eventmanagement (intern of extern): € ___

RESERVE (10%): € ___

TOTAAL: € ___

PER DEELNEMER: € ___

```

Hoe bewak je het budget?

Houd een lopend overzicht bij van begroting versus werkelijk besteed. Update dit na elke bevestiging of boeking. Informeer de opdrachtgever als de verwachte kosten de begroting overstijgen, vooraf, niet achteraf.