Kosten

Hoe bespaar je op een vergaderlocatie zonder in te leveren op kwaliteit?

Vergaderlocaties zijn duur als je niet weet waar je op kunt besparen. Maar niet alles wat goedkoper lijkt is ook slechter. Hier zijn de besparingen die werken, en de bezuinigingen die je later duur komen te staan.

Vergaderlocaties zijn duur als je niet weet waar je op kunt besparen. Maar niet alles wat goedkoper lijkt is ook slechter. Hier zijn de besparingen die werken, en de bezuinigingen die je later duur komen te staan.

Bespaar op dag en tijdstip

Dinsdag, woensdag en donderdag zijn de drukste vergaderdagen. Maandag en vrijdag zijn stiller, en goedkoper bij veel locaties. Een maandagochtend in plaats van een woensdagochtend kan bij dezelfde locatie 10 tot 20 procent verschil maken.

Buiten kantoortijden, vroege ochtend, late middag, zijn goedkoper dan piekuren. Als de bijeenkomst om acht uur kan beginnen in plaats van negen uur, vraag dan naar de prijs.

Bespaar op het seizoen

Januari, februari en november zijn de rustigste maanden voor vergaderlocaties in Nederland. Zomer (juli en augustus) en de aanloop naar kerst (november-december) zijn drukker. Wie flexibel is in het seizoen, vindt betere tarieven en meer keuze.

Bespaar op de catering

Een all-in dagarrangement klinkt gemakkelijk maar is niet altijd het voordeligst. Als de groep klein is (minder dan tien personen) kan een kale zaalverhuur met zelf geregelde catering goedkoper zijn. Of een arrangement met alleen koffie en thee, met een externe lunchlevering.

Vraag de locatie ook of er een verschil zit in prijs tussen een buffet en broodjes aan tafel. De inhoud kan vergelijkbaar zijn maar de prijs verschilt soms aanzienlijk.

Bespaar door vroeg te boeken

Locaties geven soms vroegboekkorting voor bijeenkomsten die ver in de toekomst worden gepland. Zes tot twaalf maanden vooruit reserveren is niet alleen verstandig voor beschikbaarheid, maar kan ook een prijsvoordeel opleveren.

Bespaar door volume te leveren

Als je meerdere bijeenkomsten per jaar op dezelfde locatie organiseert, onderhandel dan over een jaarcontract of volumekorting. Locaties waarderen terugkerende klanten en hebben doorgaans ruimte voor een korting bij meerdere boekingen.

Bespaar niet op deze onderdelen

Daglicht. Een goedkopere zaal zonder daglicht kost je in productiviteit meer dan het bespaart in euro's.

Wifi. Een vergadering waarbij de internetverbinding uitvalt kost tijd, frustratie en geloofwaardigheid. Controleer de kwaliteit, of reken een goedkopere locatie al van tevoren af.

Catering. Een slechte lunch is de snelste manier om de energie van de middag te kelderen. Op eten bezuinigen loont niet.