Gidsen

Hoeveel personen passen er in een vergaderruimte?

Een vergaderruimte die "geschikt is voor 30 personen", in welke opstelling? Met tafels of zonder? Met schrijfruimte per persoon?

Een vergaderruimte die "geschikt is voor 30 personen", in welke opstelling? Met tafels of zonder? Met schrijfruimte per persoon?

De capaciteit van een vergaderruimte is altijd afhankelijk van de opstelling. Hier zijn de vuistregels.

Capaciteit per opstelling (indicatief)

| Opstelling | M² per persoon | Ruimte voor 20 pers. |

|---|---|---|

| Theateropstelling (zonder tafels) | 0,8 tot 1,0 m² | ~20 m² |

| Schoolopstelling (met tafels) | 1,2 tot 1,5 m² | ~25 m² |

| U-vorm | 2,0 tot 2,5 m² | ~45 m² |

| Carré/blokopstelling | 2,0 tot 2,5 m² | ~45 m² |

| Cabaretopstelling | 1,5 tot 2,0 m² | ~35 m² |

| Boardroom (één tafel) | 2,5 tot 3,0 m² | Niet gangbaar boven 16 pers. |

Dit zijn richtlijnen. De werkelijke capaciteit hangt ook af van de raamverdeling, de aanwezigheid van een podium, de plaatsing van AV-apparatuur en de loopruimte.

Wat zegt de locatie over capaciteit?

Locaties opgeven doorgaans de maximale capaciteit per opstelling. Vraag altijd naar de capaciteit in de opstelling die je wil gebruiken, niet de maximale bezetting. En vraag naar een plattegrond om het zelf te beoordelen.

Een ruimte die groot lijkt op foto kan klein aanvoelen met twintig mensen en schrijfmaterialen. Een ruimte die smal lijkt kan perfect zijn voor een U-vormopstelling.

Wat als de groep te groot is voor één zaal?

Splits. Een plenaire sessie voor de volledige groep gevolgd door breakout-sessies in kleinere ruimtes werkt beter dan iedereen in één te kleine ruimte proppen. Locaties met meerdere zalen zijn daarvoor ideaal.