Gidsen

Kick-off organiseren, zo begin je het jaar goed

Een kick-off is de startbijeenkomst van een project, een jaar of een nieuw initiatief. Het doel is enkelvoudig: iedereen op dezelfde pagina krijgen. Wie er bij hoort, wat het doel is, hoe het werkt en waarom het telt.

Een kick-off is de startbijeenkomst van een project, een jaar of een nieuw initiatief. Het doel is enkelvoudig: iedereen op dezelfde pagina krijgen. Wie er bij hoort, wat het doel is, hoe het werkt en waarom het telt.

Wat maakt een goede kick-off?

Een goede kick-off beantwoordt drie vragen in die volgorde: wat gaan we doen, waarom doen we dat en hoe dragen de aanwezigen bij? Als die volgorde omgekeerd is, als de hoe-vraag eerder komt dan de waarom-vraag, missen deelnemers de context om de informatie te onthouden.

Hoe lang duurt een kick-off?

Een interne projectkick-off duurt een dagdeel tot een dag. Een kick-off voor een nieuw boekjaar of een grote organisatieverandering kan oplopen tot twee dagen als er veel inhoud is en ruimte nodig is voor vragen en discussie.

Wat zijn de meest gemaakte fouten?

Te veel informatie tegelijk. Een kick-off is geen download van alle projectdocumentatie. Het is de opening van een traject. Houd de inhoud beperkt tot wat nodig is om te beginnen.

Geen ruimte voor vragen. Deelnemers die niet kunnen reageren op wat ze horen, onthouden het minder goed en voelen zich minder betrokken. Plan vaste vraagmomenten in.

Geen follow-up. Een kick-off zonder uitnodiging voor de volgende stap laat deelnemers achter met energie maar zonder richting. Sluit altijd af met de concrete vervolgacties.

Welke locatie past bij een kick-off?

Een kick-off verdient een locatie die de ambitie van het project of het jaar weerspiegelt. Een generieke hotelzaal communiceert weinig. Een bijzondere locatie, een museum, een industrieel pand, een locatie die past bij de sector of het thema, geeft de kick-off direct een statement mee.

Dat hoeft niet duur te zijn. Het moet wel bewust zijn.