Planning

Noodplan voor een evenement, wat doe je als er iets misgaat?

Iets gaat altijd mis. De vraag is niet of, maar wat. En wie er een plan voor heeft.

Iets gaat altijd mis. De vraag is niet of, maar wat. En wie er een plan voor heeft.

De meest voorkomende problemen en hun oplossing

Spreker valt uit:

Heb altijd een back-up klaar. Dat kan een andere spreker zijn, een video van een eerder optreden van de spreker, of een interactief format (World Café of discussie) dat de sessie vervangt. Communiceer vroeg en eerlijk naar de deelnemers.

AV werkt niet:

Heb altijd een technicus on-site bij bijeenkomsten van meer dan vijftig mensen. Zorg voor een back-up verbinding (HDMI en USB-C adapters aanwezig). Test minimaal een uur voor aanvang.

Catering komt te laat:

Heb het telefoonnummer van de cateraar bij de hand. Plan catering altijd een half uur voor het daadwerkelijke eetmoment, buffer ingebouwd. En heb iets eenvoudigs als back-up (brood, koek, fruit) voor het geval dat.

Locatieproblemen (stroom, water, airconditioning):

Weet hoe je de contactpersoon van de locatie bereikt. Altijd mobiel, niet alleen via de receptie.

Slechte opkomst:

Niet altijd te voorkomen. Weet van tevoren wat het minimum is waarbij de dag doorgaat. Communiceer positief en zorg dat de dag voor de aanwezigen goed is, niet voor de afwezigen.

Wat staat er in een goed noodplan?

Contactgegevens van alle betrokkenen (locatie, cateraar, AV, begeleiders). Back-upformats voor de drie meest waarschijnlijke problemen. Duidelijk wie welke beslissing neemt als er iets misgaat, niet alles door één persoon, maar ook niet niemand die het weet.