Planning

Notulen maken, wat je vastlegt en hoe

Notulen zijn niet het transcript van een vergadering. Ze zijn het bruikbare verslag van wat er is besloten, wie er verantwoordelijk is en wanneer het klaar moet zijn.

Notulen zijn niet het transcript van een vergadering. Ze zijn het bruikbare verslag van wat er is besloten, wie er verantwoordelijk is en wanneer het klaar moet zijn.

Wat leg je vast?

Drie dingen: besluiten, actiepunten en de kernredenen waarom besluiten zijn genomen. Niets meer.

Een besluit zonder redenering is kwetsbaar, drie maanden later weet niemand meer waarom die keuze is gemaakt. Twee zinnen context geven besluiten een houdbaarheid die puur de beslissing niet heeft.

Formaat van een bruikbaar vergaderverslag

```

VERGADERVERSLAG

Datum: [datum]

Aanwezig: [namen]

Afwezig: [namen]

BESLUITEN:

1. [Besluit], reden: [korte context]

2. [Besluit], reden: [korte context]

ACTIEPUNTEN:

| Actie | Verantwoordelijke | Deadline |

|-------|-------------------|----------|

| [actie] | [naam] | [datum] |

VOLGENDE VERGADERING: [datum en tijd]

```

Wanneer gaan de notulen de deur uit?

Binnen 24 uur. Liever dezelfde dag. De context, de nuance en de energie van de discussie vervagen snel, hoe eerder de notulen worden verstuurd, hoe accurater ze zijn.

Wie maakt de notulen?

Niet de voorzitter, die heeft zijn aandacht nodig voor het proces. Benoem een notulant vooraf en communiceer dat aan de deelnemers. Een roterende rol werkt goed in terugkerende vergaderingen.