Bijeenkomsten

Online evenement organiseren, van webinar tot virtual summit

Online evenementen zijn niet meer een noodoplossing. Ze zijn een eigen format met eigen kracht, en eigen beperkingen. Hier is hoe je ze organiseert zodat ze werken.

Online evenementen zijn niet meer een noodoplossing. Ze zijn een eigen format met eigen kracht, en eigen beperkingen. Hier is hoe je ze organiseert zodat ze werken.

Wat zijn de formats voor online evenementen?

Webinar: één of meerdere sprekers voor een groot online publiek. Weinig interactie, veel informatieoverdracht. Geschikt voor honderden tot duizenden deelnemers.

Online workshop: klein aantal deelnemers actief betrokken via breakout rooms, polls en chat. Interactiever dan een webinar. Geschikt voor groepen van 10 tot 50 deelnemers.

Virtual summit: een meerdaags programma volledig online, met meerdere sprekers en tracks. Kan worden aangeboden als live event én als on-demand opname daarna.

Online netwerkevenement: deelnemers worden via een platform gekoppeld voor één-op-één gesprekken van vijf tot tien minuten. Platforms als Hopin, Brella of Grip faciliteren dit.

Wat zijn de technische vereisten?

Platform: Zoom, Microsoft Teams, Hopin, Airmeet of een specifiek webinar-platform (WebinarGeek, GoToWebinar). Internetverbinding van de sprekers: minimaal 10 Mbps upload. Professionele verlichting en achtergrond voor sprekers. Goede audio: een externe microfoon, geen ingebouwde laptop-microfoon.

Wat zijn de valkuilen van online evenementen?

Passieve deelnemers die na dertig minuten afhaken. Technische problemen die de flow verstoren. Sprekers die niet getraind zijn om online te presenteren. En een gebrek aan netwerken en verbinding, de informele waarde van fysieke evenementen is online moeilijk te repliceren.

Budget voor een online evenement

Aanzienlijk lager dan fysiek. Platform: gratis (Zoom Basic) tot 500 euro per maand voor professionele platforms. AV-ondersteuning: niet nodig bij kleine webinars, 200 tot 1.000 euro voor professionele productie bij grotere evenementen. Sprekers: vergelijkbare fees als bij fysieke evenementen.