Planning

Registratieproces voor een congres, hoe je het soepel laat verlopen

De eerste vijftien minuten van een congres worden bepaald door het registratieproces. Een lange rij, een traag systeem of een zoekraker badge, het zet de toon voor de dag. En die toon is moeilijk te keren.

De eerste vijftien minuten van een congres worden bepaald door het registratieproces. Een lange rij, een traag systeem of een zoekraker badge, het zet de toon voor de dag. En die toon is moeilijk te keren.

Wat zijn de elementen van een goed registratieproces?

Aanmeldingssysteem dat werkt. Digitale aanmelding met automatische bevestiging en herinnering. Deelnemers hoeven niet te zoeken naar hun aanmeldingsbewijs, een QR-code op hun telefoon of een geprinte lijst volstaat.

Voldoende registratiepersoneel. De vuistregel: één registratiemedewerker per vijftig deelnemers per uur. Als honderd deelnemers tussen 08:30 en 09:00 arriveren, heb je twee medewerkers nodig. Bij langzamer spreiding: één medewerker is genoeg.

Badges klaar op alfabet. Zoeken naar een badge in een bak van honderd kaartjes kost twee minuten per persoon. Op alfabet gesorteerde badges kosten tien seconden. Het maakt een enorm verschil bij grote aantallen.

Duidelijke routing. Pijlen, borden of hostessen die deelnemers direct naar de registratie leiden en daarna naar de ontvangstruimte.

Digitale check-in

Apps die deelnemers zelf kunnen inchecken via QR-code versnellen het registratieproces significant. Bij tachtig procent zelfbediening en twintig procent balie-assistentie gaat het veel sneller dan bij honderd procent baliebediening.

Wat doe je met late arrivals?

Zij zijn er altijd. Een aparte late-arrival-route buiten de drukke registratiebalie houdt de stroom soepel. Eén medewerker speciaal voor late arrivals is voldoende.