Trends

Spreker boeken voor een congres of heidag, wat je moet weten

Een goede spreker maakt een congres. Een slechte spreker breekt het. Dat klinkt extreem, maar het is de realiteit: deelnemers onthouden de sprekers lang nadat ze de locatie zijn vergeten.

Een goede spreker maakt een congres. Een slechte spreker breekt het. Dat klinkt extreem, maar het is de realiteit: deelnemers onthouden de sprekers lang nadat ze de locatie zijn vergeten.

Wanneer heb je een externe spreker nodig?

Als de inhoud dat vraagt. Een expert die iets kan vertellen wat niemand in de eigen organisatie kan vertellen, voegt waarde toe. Een spreker die globale trends duidt, specifieke expertise deelt of een buitenperspectief geeft op een intern vraagstuk, geeft een bijeenkomst iets extra's.

Als de energie dat vraagt. Een inspirerende keynote-spreker aan het begin of het einde van een dag zet de toon of sluit af met een hoge noot. Dat is een bewuste keuze, geen vanzelfsprekendheid.

Niet als het alleen gezellig moet zijn. Een spreker als opvulling van een tijdslot of als entertainment zonder inhoudelijke waarde is geldverspilling.

Wat zijn de kosten van een externe spreker?

Breed scala. Een lokale expert of ondernemer: 500 tot 2.000 euro per presentatie. Een nationale bekende naam in zijn vakgebied: 2.000 tot 8.000 euro. Een bekende mediafiguur, bestuurder of topsporter: 5.000 tot 25.000 euro en meer.

Let op: de honorarium is niet de enige kostenpost. Reiskosten, verblijf, AV-wensen (sommige sprekers vragen specifieke technische setups) en administratiekosten van een sprekersagentschap komen er bovenop.

Hoe vind je de juiste spreker?

Sprekersagentschappen hebben uitgebreide rosters van sprekers per thema en budget. Ze helpen bij de selectie en onderhandelen de contracten. Hun fee: doorgaans 10 tot 20 procent van het sprekersfee.

Direct zoeken via LinkedIn, podcast-optredens of media-aanwezigheid werkt ook goed. Vraag altijd een demofilm of eerder optreden op voordat je boekt.

Wat moet er in het contract staan?

Datum, locatie, duur van de presentatie, onderwerp en aanpak, technische wensen, honorarium, reiskostenregeling, annuleringsbeleid en exclusiviteitsclausules (mag de spreker dezelfde week bij een concurrent spreken?).