Vergelijken

Vergaderen in eigen stad vs. op een bestemming, wanneer is reizen de moeite waard?

De meeste bijeenkomsten vinden dicht bij de werkplek van de organisator plaats. Maar soms is een bijeenkomst op een bestemming, elders in Nederland of in het buitenland, de betere keuze.

De meeste bijeenkomsten vinden dicht bij de werkplek van de organisator plaats. Maar soms is een bijeenkomst op een bestemming, elders in Nederland of in het buitenland, de betere keuze.

Wanneer is reizen naar een bestemming de moeite waard?

Als de bestemming zelf meerwaarde biedt. Een innovatiecongres in een creatieve stad geeft een andere energie dan hetzelfde congres in een generieke hotelzaal thuis. De bestemming is onderdeel van de belofte aan deelnemers.

Als internationale deelnemers verwacht worden. Een locatie die voor internationale gasten even goed bereikbaar is als voor de eigen mensen, is eerlijker dan een locatie die alleen gemakkelijk is voor de organisator.

Als de dag meer moet zijn dan een vergadering. Als de avond in een bijzondere stad onderdeel is van het programma, is reizen een toevoeging aan de beleving.

Wanneer is de eigen omgeving toch beter?

Als reistijd een significante drempel is voor de deelnemers. Als het budget onvoldoende is voor reiskosten en externe accommodatie. Als de bijeenkomst operationeel van aard is en geen bijzondere beleving vraagt.

De praktische rekensom

Reiskosten (trein, vliegtuig, hotel) per deelnemer voor een bestemming: 100 tot 500 euro bovenop de locatiekosten. Is de meerwaarde van de bestemming dat waard? Die vraag heeft geen universeel antwoord, maar het bewust stellen ervan leidt tot een betere keuze.