Vergelijken

Vergaderen met presentaties vs. vergaderen zonder, wanneer zijn slides een nadeel?

PowerPoint heeft de vergadercultuur veranderd, niet altijd ten goede. Soms werkt vergaderen zonder presentaties beter.

PowerPoint heeft de vergadercultuur veranderd, niet altijd ten goede. Soms werkt vergaderen zonder presentaties beter.

Wanneer zijn presentaties nuttig?

Bij kennisoverdracht. Als een spreker complexe informatie deelt die visuele ondersteuning verdient, data, modellen, schema's, zijn slides een waardevolle aanvulling.

Bij grote groepen. Voor honderd mensen in een zaal zijn slides de manier om allen op de hoogte te houden van wat er besproken wordt.

Bij online vergaderingen. Het gedeelde scherm geeft online deelnemers een ankerpunt in de discussie.

Wanneer zijn presentaties een nadeel?

Bij besluitvormingsvergaderingen. Een slide-deck suggereert dat de conclusie al vaststaat. Dat ondermijnt echte discussie, mensen reageren op de presentatie in plaats van op het vraagstuk.

Bij kleine groepen. Tien mensen die naar een presentatie zitten te kijken, vergaderen minder goed dan tien mensen die een probleem samen bespreken.

Als de presentatie ter vervanging van voorbereiding wordt gebruikt. Een dertig slides tellende presentatie die tijdens de vergadering wordt doorgenomen is geen voorbereiding, het is de vergadering zelf.

De Amazon-aanpak

Amazon staat erom bekend dat vergaderingen beginnen met een geschreven memo van twee tot zes pagina's dat deelnemers in stilte lezen aan het begin van de vergadering. Daarna volgt de discussie, zonder slides. Het resultaat: betere voorbereiding, scherpere discussie en kortere vergaderingen.

Slides zijn geen verplichting. Ze zijn een hulpmiddel. Gebruik ze als ze helpen, laat ze weg als ze afleiden.