Vergelijken

Vergaderen op kantoor vs. extern, wanneer doe je wat?

De gemakkelijkste optie is vergaderen op kantoor. Het goedkoopste ook. Maar niet altijd de beste.

De gemakkelijkste optie is vergaderen op kantoor. Het goedkoopste ook. Maar niet altijd de beste.

Wanneer werkt vergaderen op kantoor?

Voor operationele vergaderingen waarbij efficiency het doel is. Korte updates, wekelijkse stand-ups, projectvergaderingen, die hoeven niet extern.

Op kantoor is de infrastuctuur al aanwezig, de reistijd is nul en de kosten zijn nul. Voor vergaderingen die zakelijk en functioneel zijn, is het kantoor prima.

Wanneer werkt een externe locatie beter?

Als de bijeenkomst strategisch of creatief is. Buiten kantoor zijn mensen minder geneigd terug te vallen op vaste patronen. De omgeving prikkelt anders denken.

Als vertrouwelijkheid nodig is. Op kantoor lopen collega's binnen, gaan telefoons en worden gesprekken onbewust gehoord. Een externe locatie biedt meer privacy.

Als de dag memorabel moet zijn. Heidagen, kick-offs, teamdagen, die verdienen een omgeving die bijdraagt aan de herinnering.

Als de deelnemers uit verschillende locaties komen. Een externe locatie die centraal is, is eerlijker voor iedereen dan een vergadering bij het hoofdkantoor van één van de partijen.

De echte kosten van op kantoor vergaderen

Vergaderen op kantoor klinkt gratis. Maar tel de productiviteitskosten van afleiding (collega's die binnenlopen, e-mail op de achtergrond, telefoons die gaan). Een externe locatie kost geld maar compenseert dat met een hogere focus-kwaliteit.