Planning

Vergadering plannen, van idee tot uitnodiging

Een vergadering plannen klinkt simpel. Datum prikken, mensen uitnodigen, ruimte boeken. Maar wie dat in de verkeerde volgorde doet, merkt het aan de opkomst, de voorbereiding en de uitkomst.

Een vergadering plannen klinkt simpel. Datum prikken, mensen uitnodigen, ruimte boeken. Maar wie dat in de verkeerde volgorde doet, merkt het aan de opkomst, de voorbereiding en de uitkomst.

Stap 1: Bepaal het doel

Wat moet er aan het einde van deze vergadering zijn bereikt? Als je dat niet in één zin kunt omschrijven, is de vergadering nog niet klaar om gepland te worden.

Stap 2: Bepaal wie er bij moet zijn

Niet iedereen hoeft altijd bij elke vergadering aanwezig te zijn. Wie moet besluiten, wie brengt input, wie voert uit? Alleen de eerste twee categorieën zijn noodzakelijk.

Stap 3: Prik een datum die voor iedereen werkt

Tools als Doodle of datumprikker.nl helpen bij het vinden van een datum zonder eindeloze e-mailketens. Stuur maximaal drie opties, meer keuze leidt tot meer vertraging.

Stap 4: Boek de ruimte

Interne vergaderruimte: reserveer vroeg. Externe vergaderruimte: zeker bij grotere vergaderingen minimaal vier weken van tevoren boeken.

Stap 5: Stuur de uitnodiging

De uitnodiging bevat: datum en tijd, locatie (met routebeschrijving bij externe locatie), doel van de vergadering, agenda (max. drie à vijf punten), welke voorbereiding gevraagd wordt van de deelnemers.

Stap 6: Bevestig en herinner

Een week voor de vergadering een herinnering met de agenda. Daags ervoor een korte herinnering als de bijeenkomst buiten kantoor is.