Keuzehulp

Vergaderlocatie checklist, 15 vragen die je altijd moet stellen

Voordat je een vergaderlocatie boekt, zijn er vijftien vragen die je altijd moet stellen. Niet omdat je wantrouwig moet zijn, maar omdat vergaderlocaties niet altijd proactief alle relevante informatie geven.

Voordat je een vergaderlocatie boekt, zijn er vijftien vragen die je altijd moet stellen. Niet omdat je wantrouwig moet zijn, maar omdat vergaderlocaties niet altijd proactief alle relevante informatie geven.

1. Hoe laat kan ik de ruimte in en hoe laat moet ik eruit?

2. Is er daglicht in de vergaderruimte?

3. Wat zijn de wifi-specificaties (up- en downloadsnelheid, aantal gelijktijdige gebruikers)?

4. Welke AV-apparatuur is inbegrepen en wat kost extra?

5. Is er een flipover en whiteboard beschikbaar?

6. Wat is de maximale capaciteit in de opstelling die ik wil gebruiken?

7. Is er een mogelijkheid voor breakout-sessies?

8. Hoe werkt de catering, buffet, bediend, of pakketjes?

9. Kunnen dieetwensen worden ingewilligd?

10. Is er parkeerruimte en wat zijn de kosten?

11. Hoe bereikbaar is de locatie met OV?

12. Zijn er andere bijeenkomsten tegelijkertijd in het pand?

13. Wat zijn de annuleringsvoorwaarden?

14. Wat zijn de geluidsnormen, mag er muziek gespeeld worden, is er geluidsoverlast van buiten?

15. Is er een contactpersoon op de dag zelf en hoe bereikbaar is die?

Wie deze vijftien vragen stelt en bevredigende antwoorden krijgt, heeft een goede kans dat de dag gaat zoals gepland.