Kosten

Vergaderlocatie met wifi, waarom verbinding no-negotiable is

Wifi bij een vergaderlocatie klinkt als een vanzelfsprekendheid. Het is het niet. Wifi uitvallen tijdens een hybride vergadering, een presentatie die niet geladen kan worden of deelnemers die hun mail niet bij kunnen houden, het ondermijnt een dag sneller dan een slechte lunch.

Wifi bij een vergaderlocatie klinkt als een vanzelfsprekendheid. Het is het niet. Wifi uitvallen tijdens een hybride vergadering, een presentatie die niet geladen kan worden of deelnemers die hun mail niet bij kunnen houden, het ondermijnt een dag sneller dan een slechte lunch.

Wat zijn de minimale wifi-eisen voor een vergadering?

Download- en uploadsnelheid: minimaal 10 Mbps per gelijktijdige gebruiker. Voor een groep van twintig mensen met laptops en telefoons: minimaal 200 Mbps down en 100 Mbps up.

Stabiliteit: een verbinding die elke twintig minuten valt en dan vanzelf herstelt is onbruikbaar voor hybride vergaderingen. Vraag naar de uptime-garantie.

Capaciteit: hoeveel gelijktijdige apparaten ondersteunt het netwerk? Één laptop per persoon plus een smartphone: dat zijn al twee apparaten per deelnemer.

Dedicated netwerk: bij congressen en grotere bijeenkomsten is een dedicated netwerk voor sprekers en organisatoren essentieel, apart van het gastennetwerk.

Hoe controleer je de wifi-kwaliteit?

Vraag de locatie naar de specificaties, niet naar of er wifi is, maar naar de downloadsnelheid, uploadsnelheid en het maximale aantal gelijktijdige gebruikers. Reputable locaties weten dit. Locaties die zeggen "we hebben gewoon wifi" weten het niet, en dat is een waarschuwingssignaal.

Bezoek de locatie en test de verbinding op de plek waar de vergadering plaatsvindt. Niet in de lobby.

Wat als de wifi onvoldoende is?

Huur een tijdelijke 4G- of 5G-router of vraag de locatie om een dedicated verbinding (dat kost doorgaans extra). Voor hybride vergaderingen is een eigen verbinding via een mobiele hotspot altijd een verstandige backup.