Kosten
Vergaderlocatie voor een hybride bijeenkomst huren, specifieke eisen
Een hybride bijeenkomst heeft andere technische eisen dan een reguliere vergadering. De locatie moet niet alleen de fysieke deelnemers bedienen, maar ook de online deelnemers een volwaardige ervaring bieden. Dat vraagt meer dan een laptop met een webcam.
Een hybride bijeenkomst heeft andere technische eisen dan een reguliere vergadering. De locatie moet niet alleen de fysieke deelnemers bedienen, maar ook de online deelnemers een volwaardige ervaring bieden. Dat vraagt meer dan een laptop met een webcam.
Technische minimumeisen voor een hybride vergadering
Camera die de sprekers en de zaal oppikt: een standaard laptopwebcam filmt alleen wie er recht voor zit. Een breedhoek- of pan-tilt-zoom-camera is de minimumstandaard voor hybride vergaderingen.
Microfoon die iedereen in de zaal oppikt: een standaard conferentiemicrofoon voor de tafel werkt voor kleine groepen. Voor grotere zalen is een draadloos microfoonssysteem of een plafondmicrofoon nodig.
Dedicated scherm voor online deelnemers: fysieke deelnemers moeten de online deelnemers kunnen zien. Dat vraagt een apart scherm naast het presentatiescherm, zodat er voortdurend oogcontact is tussen fysiek en online.
Stabiele internetverbinding: hybride vergadering staat of valt met een stabiele verbinding. Minimumeis: 50 Mbps dedicated upload voor een hybride vergadering van twintig personen.
Hybrid-capable platformen: de locatie moet compatibel zijn met de videoconferentietool die de organisatie gebruikt (Teams, Zoom, Google Meet).
Welke locaties zijn hybride-ready?
Professionele vergadercentra in de grote steden zijn doorgaans hybride-ready. Landgoederen en bijzondere locaties buiten de stad zijn dat minder consistent. Vraag altijd specifiek naar hybride-faciliteiten, niet of het kan, maar wat het systeem aankan.
Wat kost een hybride-ready locatie extra?
Een toeslag van 10 tot 20 procent op het standaard dagarrangement voor hybride-faciliteiten is gebruikelijk. Externe AV-leveranciers voor hybride setups kosten 500 tot 2.500 euro extra per dag afhankelijk van de schaal.
Veelgestelde vragen
Welke locaties zijn hybride-ready?
Professionele vergadercentra in de grote steden zijn doorgaans hybride-ready. Landgoederen en bijzondere locaties buiten de stad zijn dat minder consistent. Vraag altijd specifiek naar hybride-faciliteiten, niet of het kan, maar wat het systeem aankan.
Wat kost een hybride-ready locatie extra?
Een toeslag van 10 tot 20 procent op het standaard dagarrangement voor hybride-faciliteiten is gebruikelijk. Externe AV-leveranciers voor hybride setups kosten 500 tot 2.500 euro extra per dag afhankelijk van de schaal.