Gidsen

Vergaderopstellingen, welke past bij jouw bijeenkomst?

De opstelling van een vergaderzaal is geen decoratieve keuze. Het is een inhoudelijke keuze. Wie tegenover wie zit, hoeveel mensen kunnen schrijven, of de spreker contact heeft met de zaal, al deze factoren bepalen hoe goed een bijeenkomst werkt.

De opstelling van een vergaderzaal is geen decoratieve keuze. Het is een inhoudelijke keuze. Wie tegenover wie zit, hoeveel mensen kunnen schrijven, of de spreker contact heeft met de zaal, al deze factoren bepalen hoe goed een bijeenkomst werkt.

Er zijn zes opstellingen die in de praktijk worden gebruikt. Hier zijn ze, met wanneer je welke kiest.

1. U-vorm

De meest gebruikte opstelling voor trainingen, workshops en interactieve vergaderingen. Tafels staan in een U, met de open kant richting de spreker of het presentatiescherm. Iedereen ziet de spreker én elkaar.

Wanneer: trainingen, workshops, interactieve sessies met één spreker.

Groepsgrootte: 8 tot 20 personen.

Voordeel: goede interactie tussen deelnemer en spreker.

Nadeel: bij grotere groepen wordt de U te breed voor echt oogcontact.

2. Carré (of blokopstelling)

Variant op de U-vorm, maar de tafel is gesloten: een vierkant of rechthoek zonder opening. Iedereen zit aan dezelfde tafel en kijkt elkaar aan.

Wanneer: overleg, besluitvormingsvergaderingen, directieoverleggen.

Groepsgrootte: 8 tot 16 personen.

Voordeel: gelijkwaardigheid, iedereen zit op dezelfde positie.

Nadeel: minder geschikt als er een spreker is die de groep wil toespreken.

3. Theateropstelling

Stoelen in rijen, zonder tafels, gericht op een podium of scherm. De klassieke opstelling voor presentaties.

Wanneer: grotere bijeenkomsten, keynotes, plenaire sessies waarbij niet wordt geschreven.

Groepsgrootte: 30 tot 500 personen (afhankelijk van de ruimte).

Voordeel: maximale bezettingsgraad van een ruimte.

Nadeel: geen mogelijkheid om te schrijven, weinig interactie.

4. Schoolopstelling

Tafels in rijen, gericht op een bord of scherm. Elke deelnemer heeft een eigen tafel en werkt of schrijft individueel.

Wanneer: trainingen waarbij deelnemers moeten schrijven of werken met laptops, examens.

Groepsgrootte: 15 tot 60 personen.

Voordeel: eigen werkplek per deelnemer, goed voor individueel werk.

Nadeel: weinig interactie tussen deelnemers onderling.

5. Cabaretopstelling

Ronde of rechthoekige tafels verspreid door de ruimte, met stoelen aan één kant (gericht op het podium) of rondom. Combineert de mogelijkheid om te schrijven met groepsinteractie.

Wanneer: seminars, congressen met workshops, bijeenkomsten waar deelnemers zowel luisteren als in kleine groepen werken.

Groepsgrootte: 30 tot 200 personen.

Voordeel: combinatie van presentatie en groepswerk.

Nadeel: de helft van de deelnemers kijkt weg van het podium.

6. Boardroom

Één grote tafel, stoelen rondom. Formeel, gelijk, geen podium.

Wanneer: directievergaderingen, bestuursvergaderingen, kleine formele overleggen.

Groepsgrootte: 6 tot 14 personen.

Voordeel: gelijkwaardig en serieus.

Nadeel: ongeschikt voor grotere groepen of presentaties.

Hoeveel ruimte per persoon?

Als vuistregel geldt 1,5 tot 2 vierkante meter per persoon voor de meeste opstellingen. Een theateropstelling vraagt minder ruimte, soms 0,8 tot 1 vierkante meter per persoon. Een U-vorm of carré vraagt meer.

Controleer dit altijd bij de locatie. Een zaal die "geschikt is voor 30 personen" in theateropstelling kan er in U-vorm maar 16 bevatten.

De juiste opstelling is de opstelling die past bij wat er gaat gebeuren. Bepaal de werkvorm, dan volgt de opstelling, niet andersom.