Trends

Vergaderregels, hoe je afspraken maakt die iedereen helpt

Vergaderregels zijn afspraken over hoe een team vergadert. Niet regels als straf maar als gezamenlijk ontworpen structuur die betere bijeenkomsten oplevert.

Vergaderregels zijn afspraken over hoe een team vergadert. Niet regels als straf maar als gezamenlijk ontworpen structuur die betere bijeenkomsten oplevert.

Waarom vergaderregels werken

Expliciete afspraken over hoe er wordt vergaderd, nemen impliciete conflicten weg. Als iedereen weet dat telefoons weggelegd worden, hoeft niemand er iets van te zeggen als iemand zijn telefoon pakt. De afspraak doet het werk.

Welke vergaderregels zijn het meest effectief?

Telefoons weg. Eenvoudig maar transformatief. Een vergadering waarbij iedereen zijn telefoon op tafel heeft liggen is minder gefocust dan een vergadering waarbij dat niet het geval is.

Op tijd beginnen, op tijd eindigen. Wie weet dat een vergadering altijd op tijd begint, is op tijd. Wie weet dat hij tien minuten mag wachten op latekomers, is tien minuten te laat.

Één spreker tegelijk. Klinkt banaal. In de praktijk wordt het in de helft van de vergaderingen geschonden.

Besluiten worden altijd vastgelegd. Mondelinge besluiten bestaan niet. Wat niet is opgeschreven, is niet besloten.

Vergadering begint met doel, eindigt met actielijst. De eerste minuut: wat besluiten we vandaag? De laatste vijf minuten: wat hebben we besloten en wie doet wat?

Hoe voer je vergaderregels in?

Niet van bovenaf opgelegd maar gezamenlijk ontworpen. Een team dat zijn eigen vergaderregels opstelt, houdt zich er beter aan dan een team waaraan regels worden opgelegd. Plan er een korte sessie voor, dertig minuten, en maak het tot een gedeeld eigendom.